ديوان دائرة العلاقات العامة


الهدف:

توثيق وارشفة جميع التعليمات والقرارات والمراسلات الصادرة والواردة الى الدائرة وكذلك العمل على تقديم افضل الخدمات للدائرة والجمهور بما يتعلق بالمراسلات الصادرة والواردة باقل جهد ووقت ممكن .

المهام والمسؤوليات :

- الإشراف على تنظيم وترقيم الصادر والوارد للدائرة . 
-الإشراف على حفظ المستندات وارشفتها واعطائها رمز معين والعمل على حوسبتها.
- طباعة او تصوير كافة الوثائق المطلوبة الي الجهات داخل الجامعة.
- الإشراف على حفظ القرارات والتعليمات و المستندات والوثائق الخاصة بشكل مركزي وارشفتها.
- الإشراف على تحديث نظام حفظ البريد والملفات بما يضمن عدم تلفها ولتسهيل الرجوع اليها.
- التأكيد في المحافظة على سرية في العمل.
- الإشراف على استلام البريد الصادر والوراد وتسجيله وتوثيقه حسب الأصول كل حسب القسم المختص بذلك.
- وضع خطة وآلية لتنظيم العمل في الديوان وتطويره.
- رفع التقارير الدورية عن نشاطات الديوان والمعوقات التي تواجه سير العمل فيه.
- وضع نظام خاص بالديوان (استلام) البريد الصادر الداخلي والخارجي.
- وضع آلية فعالة لترقيم الصادر وحفظ صور عن جميع المراسلات الصادرة.
- الإشراف على عمل سجل خاص على الحاسوب بالبريد الصادر الكترونيا.
- عندما يتم ارسال البريد بالفاكس او وضعه بمغلف وارسالها الى دائرة الحركة ليقوموا بدورهم بإرسالها لتسلم باليد عن طريق السائق ويتم توقيع الجهة المستلمة للرسالة على صورة من الرسالة واعادتها الينا لحفظها وللتأكيد على الاستلام.
- إعداد كشوف شهرية و سنوية بالكتب الصادرة و الواردة  و رفعها لمدير الدائرة.
- الإشراف على عمل سجل خاص على الحاسوب بالبريد الوارد و الصادر الكترونيا.
- رفع التقارير الدورية عن اعمال القسم وعن تنفيذ الخطط والبرامج .